La documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Fundamento Legal: Artículo 32° del Decreto Supremo N° 005-2012-TR, Reglamento de la Ley N° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) no puede funcionar sin una base documental sólida. Los documentos no son simples trámites burocráticos; son la evidencia de que el empleador ha planificado, implementado y evaluado acciones concretas para proteger la vida y salud de sus trabajadores.
El Artículo 32° del Reglamento de la Ley N° 29783 establece de manera taxativa los seis (6) documentos obligatorios que todo empleador debe elaborar, mantener actualizados y exhibir en lugar visible dentro del centro de trabajo (con excepción de algunos que se exhiben parcialmente).
A continuación, se desarrolla en qué consiste cada uno de estos documentos.
1. La política y objetivos en materia de seguridad y salud en el trabajo
Base Legal: Artículo 32°, inciso a) del Reglamento y Artículo 22° de la Ley.
¿En qué consiste?
La política de seguridad y salud en el trabajo es un documento escrito mediante el cual el empleador (máxima autoridad de la organización) expresa públicamente su compromiso con la prevención de riesgos laborales. Debe ser específica para la organización, adecuada a su tamaño y a la naturaleza de sus actividades, estar fechada y firmada por el representante de mayor rango.
Requisitos mínimos que debe contener (Artículo 23° de la Ley):
- Protección de la seguridad y salud de todos los miembros de la organización.
- Cumplimiento de los requisitos legales pertinentes.
- Consulta y participación activa de los trabajadores y sus representantes.
- Mejora continua del desempeño del SGSST.
- Compatibilidad o integración con otros sistemas de gestión de la organización.
Los objetivos son metas medibles y trazables que la organización se propone alcanzar para cumplir con la política. Deben ser específicos, realistas y estar documentados.
Exhibición: Este documento debe ser exhibido en un lugar visible dentro del centro de trabajo (Artículo 32°, último párrafo).
2. El Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo
Base Legal: Artículo 32°, inciso b) del Reglamento y Artículo 34° de la Ley.
¿En qué consiste?
El Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo es un documento de obligatoria elaboración para todos los empleadores con veinte (20) o más trabajadores (Artículo 74° del Reglamento). Contiene las normas, procedimientos y estándares que regulan el comportamiento y las responsabilidades de todos los niveles de la organización en materia de prevención de riesgos laborales.
Estructura mínima que debe contener (Artículo 74° del Reglamento):
- a) Objetivos y alcances: Qué se persigue y a quiénes aplica.
- b) Liderazgo, compromisos y la política de seguridad y salud: La declaración de principios del empleador.
- c) Atribuciones y obligaciones: Del empleador, de los supervisores, del Comité de Seguridad, de los trabajadores y de los empleadores que les brindan servicios (contratistas, tercerización).
- d) Estándares de seguridad y salud en las operaciones: Parámetros para ejecutar trabajos de forma segura.
- e) Estándares de seguridad y salud en los servicios y actividades conexas: Aplica a servicios complementarios.
- f) Preparación y respuesta a emergencias: Procedimientos ante incendios, sismos, derrames, etc.
Difusión:
El empleador debe poner en conocimiento de todos los trabajadores (incluyendo personal de intermediación, tercerización y modalidades formativas) este reglamento mediante medio físico o digital, bajo cargo (Artículo 75° del Reglamento).
3. La identificación de peligros, evaluación de riesgos y sus medidas de control
Base Legal: Artículo 32°, inciso c) del Reglamento y Artículo 77° del Reglamento (IPERC).
¿En qué consiste?
Comúnmente conocido como IPERC (Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y Determinación de Controles), este es el documento técnico más importante del SGSST. En él se identifican todos los peligros presentes en cada puesto de trabajo, se evalúa la probabilidad y severidad de que generen daño, y se establecen las medidas de control para eliminarlos o reducirlos.
Requisitos mínimos para su elaboración o actualización (Artículo 77° del Reglamento):
- Actividades rutinarias y no rutinarias del puesto de trabajo.
- Situaciones de emergencia que podrían presentarse.
- Condiciones de trabajo existentes o previstas.
- Trabajadores especialmente sensibles (discapacidad, gestación, adolescentes).
- Resultados de monitoreos de agentes físicos, químicos, biológicos, psicosociales y disergonómicos.
- Resultados de investigaciones de accidentes o enfermedades profesionales.
- Datos estadísticos de vigilancia de la salud colectiva.
Actualización: Debe elaborarse y actualizarse periódicamente, sin exceder el plazo de un año (Artículo 77° del Reglamento) o cuando cambien las condiciones de trabajo o se hayan producido daños a la salud (Artículo 57° de la Ley).
Exhibición: Este documento debe ser exhibido en un lugar visible dentro del centro de trabajo (Artículo 32°, último párrafo).
4. El mapa de riesgos
Base Legal: Artículo 32°, inciso d) del Reglamento y Artículo 35°, inciso e) de la Ley.
¿En qué consiste?
El mapa de riesgos es un plano (gráfico o croquis) del centro de trabajo en el que se localizan e identifican, mediante símbolos o colores estandarizados, todos los peligros y riesgos existentes en las diferentes áreas, así como la ubicación de los equipos de emergencia (extintores, camillas, alarmas, rutas de evacuación, puntos de reunión).
Elaboración: Debe ser elaborado con la participación de la organización sindical, los representantes de los trabajadores y el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo (Artículo 35°, inciso e de la Ley).
Utilidad: Permite que todos los trabajadores conozcan visualmente dónde están los peligros y cómo deben actuar en caso de emergencia.
Exhibición: El mapa de riesgos debe ser exhibido en un lugar visible dentro del centro de trabajo (Artículo 32°, último párrafo).
5. La planificación de la actividad preventiva
Base Legal: Artículo 32°, inciso e) del Reglamento y Artículo 80° del Reglamento.
¿En qué consiste?
La planificación de la actividad preventiva es el documento que traduce la política y los objetivos en acciones concretas. Se elabora con base en los resultados de la evaluación inicial (línea de base) o de evaluaciones posteriores, y con la participación de los trabajadores, sus representantes y la organización sindical.
Contenido mínimo que debe incluir (Artículo 80° del Reglamento):
- a) Definición precisa, establecimiento de prioridades y cuantificación de los objetivos.
- b) Preparación de un plan para alcanzar cada objetivo, con metas, indicadores, responsabilidades y cronogramas (qué, quién y cuándo).
- c) Selección de criterios de medición para verificar el logro de los objetivos.
- d) Dotación de recursos adecuados (humanos, financieros y apoyo técnico).
Finalidad: Que el SGSST contribuya a cumplir las disposiciones legales, fortalecer sus componentes y mejorar continuamente los resultados (Artículo 79° del Reglamento).
6. El Programa Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo
Base Legal: Artículo 32°, inciso f) del Reglamento.
¿En qué consiste?
El Programa Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo es el documento operativo que detalla las actividades concretas que el empleador ejecutará durante un año para prevenir riesgos laborales. Es la materialización anual de la planificación de la actividad preventiva.
Relación con otros documentos: Este programa debe ser conocido, aprobado y supervisado en su cumplimiento por el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo (Artículo 42°, inciso c del Reglamento, modificado por D.S. N° 001-2021-TR).
Contenido típico: Incluye cronogramas de inspecciones, capacitaciones, monitoreos ambientales, exámenes médicos, simulacros, mantenimiento de equipos, auditorías, entre otros.
Disposiciones generales sobre la documentación
Exhibición obligatoria: Los documentos referidos en los incisos a) Política y objetivos y c) IPERC deben ser exhibidos en un lugar visible dentro del centro de trabajo, sin perjuicio de aquella exigida en las normas sectoriales respectivas (Artículo 32°, último párrafo).
Formato: La documentación puede ser llevada por el empleador en medios físicos o digitales (Artículo 34° del Reglamento).
Simplificación para MYPE: Las micro y pequeñas empresas (MYPE) y aquellas que no realicen actividades de alto riesgo pueden llevar un sistema simplificado de documentos y registros (Artículo 34° del Reglamento y Resolución Ministerial N° 085-2013-TR).
Acceso de los trabajadores: Los trabajadores y los representantes de las organizaciones sindicales tienen derecho a consultar los documentos del SGSST, con excepción de la información relativa a la salud del trabajador que solo será accesible con su autorización escrita (Artículo 36° del Reglamento).
Los seis documentos establecidos en el Artículo 32° del Reglamento de la Ley N° 29783 constituyen el pilar documental del SGSST. No son requisitos aislados ni meros trámites: son herramientas de gestión que, cuando se elaboran correctamente y se mantienen actualizados, permiten al empleador planificar, implementar, evaluar y mejorar continuamente su desempeño en seguridad y salud en el trabajo.
La política y objetivos marcan el rumbo. El Reglamento Interno establece las reglas. El IPERC identifica los peligros. El mapa de riesgos los visualiza. La planificación ordena las acciones. Y el programa anual las ejecuta. Sin esta documentación, el SGSST no tiene sustento ni credibilidad.
Referencia normativa
- Ley N° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Decreto Supremo N° 005-2012-TR, Reglamento de la Ley N° 29783 (Artículos 32°, 34°, 36°, 74°, 75°, 77°, 79°, 80° y modificatorias D.S. N° 001-2021-TR).
